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Privacyverklaring
Laatst bijgewerkt: 6 november 2026
1. Wie is verantwoordelijk?
Voor de verblijven in Kasteel Boterlaerhof en de mailings daarover is Kasteel Boterlaerhof vzw verantwoordelijk, ondernemingsnummer 0686.771.876, Vaartweg 444, 2100 Antwerpen (Deurne), België,
Activiteiten (zoals boomklimmen, archery tag, gellyball of VR) en catering worden georganiseerd en gefactureerd door Jovak BV, ondernemingsnummer 0859.659.530, Vaartweg 440, 2100 Antwerpen. Voor haar eigen diensten is Jovak BV zelf verantwoordelijk.
Voor kinderfeestjes, feesten, koffietafels en het Kidshotel is verantwoordelijk de onderneming die op uw offerte, bevestiging en factuur staat: Kasteel Boterlaerhof vzw of Jovak BV. Beide zijn bereikbaar via
2. Welke gegevens verwerken wij?
- Klanten en aanvragers: naam, adres, e-mail, telefoon, gegevens van de school of organisatie, gegevens over het verblijf of het feest (data, aantallen, maaltijden, kamerverdeling), offertes, overeenkomsten, facturen en betalingen, en onze correspondentie.
- Diëten en allergieën: zie punt 5.
- Kinderfeestjes en Kidshotel: zie punt 6.
- Koffietafels na een begrafenis: de gegevens van wie bestelt (familie of begrafenisondernemer) en, als u die opgeeft, de naam van de overledene, voor de organisatie en de factuur.
- Foto's bij aankomst en vertrek: foto's van de staat van het gebouw en van gevonden voorwerpen, met de handtekening bij de overdracht of het afhalen.
- Organisaties die wij over onze verblijven informeren (scholen, schoolreisorganisatoren, verenigingen): naam, adres, website, algemeen e-mailadres en telefoonnummer, soort organisatie. Persoonlijke e-mailadressen van medewerkers gebruiken wij daarvoor niet zonder toestemming, behalve het adres dat u ons zelf gaf als klant (zie punt 4).
- Mailings: welke mail u kreeg, of die afgeleverd werd, kliks op links in de mail, uitschrijvingen en bezwaren. Of een mail geopend wordt, meten wij niet.
- Website: zie punt 8.
3. Van waar komen de gegevens?
Van uzelf: uw aanvraag, offerte, boeking, het gastenformulier, het inschrijvingsformulier van het Kidshotel, uw antwoord op een uitnodiging of uw inschrijving op onze mailinglijst. De gegevens van genodigden voor een kinderfeestje krijgen wij van de ouder die het feestje boekte en van de genodigden zelf, wanneer zij antwoorden. Voor organisaties ook uit openbare bronnen: de eigen website van de organisatie, openbare ledenlijsten van beroepsverenigingen, officiële lijsten van onderwijsinstellingen (Fédération Wallonie-Bruxelles; Annuaire de l'éducation van het Franse ministerie van Onderwijs) en de openbare ondernemingsregisters (Kruispuntbank van Ondernemingen; het Franse register SIRENE).
4. Waarvoor en op welke rechtsgrond?
| Doel | Rechtsgrond (AVG) |
|---|---|
| Offertes, boekingen, het verblijf of feest zelf, facturatie, klantendienst en de mails die daarbij horen (punt 7) | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b) |
| Boekhouding en fiscale verplichtingen | Wettelijke verplichting (art. 6.1.c) |
| Na het verblijf of feest vragen hoe het was, en schade, gevonden voorwerpen en de waarborg afhandelen | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f): onze dienstverlening verbeteren en geschillen vermijden |
| Scholen en organisaties informeren over onze verblijven, via hun algemene e-mailadres | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f): ons aanbod bekendmaken bij organisaties voor wie het relevant is. U kunt hiertegen altijd bezwaar maken. |
| Nieuwsbrief en uitnodigingen aan particulieren | Toestemming (art. 6.1.a), altijd intrekbaar |
| Klanten informeren over gelijkaardige aanbiedingen, via het e-mailadres dat zij bij hun aankoop of bezoek gaven | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f), binnen de uitzondering voor klanten van artikel XII.13 van het Wetboek van economisch recht en het koninklijk besluit van 4 april 2003. U kunt zich bij elke mail kosteloos uitschrijven. |
| Bijhouden wie geen mails meer wil, zodat wij die persoon nooit opnieuw mailen | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f) en het respecteren van uw bezwaar |
| Veilige maaltijden bij allergieën en diëten; zorg voor kinderen in het Kidshotel | Uitdrukkelijke toestemming (art. 9.2.a), zie punt 5 en 6 |
| Onze advertenties meten met de Meta Pixel | Toestemming (art. 6.1.a) via de cookiemelding, zie punt 8 |
Voor commerciële e-mail aan organisaties volgen wij in België artikel XII.13 van het Wetboek van economisch recht en het koninklijk besluit van 4 april 2003, en in Frankrijk artikel L34-5 van de Code des postes et des communications électroniques.
5. Diëten en allergieën
Om veilige maaltijden te bereiden vragen wij in het gastenformulier naar diëten en allergieën. Het aantal personen per dieet (bijvoorbeeld vegetarisch) vragen wij als totaal, zonder naam. Allergieën en andere diëten vragen wij ook zonder naam: per persoon de allergenen, eventueel met een korte opmerking.
Omdat allergieën en andere diëten gezondheidsgegevens zijn, bewaren wij ze enkel met uw uitdrukkelijke toestemming. U kiest in het formulier zelf of u die geeft, vóór u iets invult. Geeft u gegevens door voor anderen, dan doet u dat enkel met hun toestemming (voor minderjarigen: die van hun ouders). Toestemming geven is vrij: zonder toestemming gaat het verblijf gewoon door. Wij bewaren dan niets over allergieën of andere diëten, en u bespreekt ze bij aankomst rechtstreeks met de keuken, die ter plaatse samen met u een veilige oplossing zoekt. U kunt uw toestemming altijd intrekken via
Ze zijn enkel zichtbaar voor het kantoor en de keukenploeg van Kasteel Boterlaerhof vzw. De opmerkingen bij allergieën wissen wij 30 dagen na het vertrek, ook in de keukenplanning. Wat u over gezondheid noteert in de vrije opmerkingen voor de keuken, wissen wij op dezelfde termijn; de rest van die opmerkingen blijft bij de boeking. Wat daarna overblijft, is het aantal personen per allergeen, zonder opmerking; dat hoort bij de factuur, voor een eventuele dieettoeslag.
6. Kinderfeestjes en Kidshotel
Kinderfeestjes. Bij de boeking vragen wij de voornaam, naam en leeftijd van de jarige(n) en de gegevens van de ouder die boekt. Nodigt u vriendjes uit via onze uitnodigingen, dan bewaren wij per genodigde de naam, het antwoord, de keuze van het eten en, als die het opgeeft, het e-mailadres van de ouder. Wie komt, krijgt een herinnering en na afloop een bedankje van de jarige. Die gegevens van de genodigden wissen wij 7 dagen na het feestje. Een groepsfoto delen wij enkel met de ouder die boekte en de ouders van de genodigden; wij gebruiken ze niet voor publiciteit zonder toestemming, en wij verwijderen ze op uw vraag. Bij een betaling met Payconiq staan de voornaam van de jarige en de datum in de omschrijving van de betaling.
Kidshotel. Bij de inschrijving vragen wij de gegevens van de ouder (naam, adres, e-mail, telefoon, eventueel facturatiegegevens), per kind de voornaam, naam, geboortedatum (voor de leeftijdsgroep), slaapgroep en eventueel een vriendjeswens, en de contactpersonen voor noodgevallen en het ophalen. Bij de aankomst en het ophalen noteren wij wie het kind bracht en ophaalde; een incident noteren wij in het dossier van het kind.
Allergieën, medicatie, medische en slaapinformatie en diëten die iets over gezondheid of geloof zeggen (zoals halal, glutenvrij of lactosevrij) bewaren wij enkel met de uitdrukkelijke toestemming van de ouder, per kind. Zonder toestemming kan uw kind gewoon mee: u geeft die informatie dan op papier af bij het inchecken, en wij bewaren ze niet digitaal. Die gegevens worden versleuteld bewaard en zijn enkel zichtbaar voor de medewerkers die ze voor hun taak nodig hebben (keuken, eerste hulp, nachtbegeleiding), en dat enkel rond hun dienst; elke inzage wordt geregistreerd. Wij wissen ze 30 dagen na het Kidshotel. Foto's waarop uw kind herkenbaar is, gebruiken wij enkel voor de website of sociale media als u daarvoor uitdrukkelijk toestemming gaf; die toestemming kunt u altijd intrekken.
7. Mails over uw boeking en reclamemails
Wij maken een duidelijk onderscheid tussen twee soorten mails:
- Mails over uw aanvraag of boeking: de offerte, bevestiging, facturen en betalingsherinneringen, praktische informatie en herinneringen voor uw verblijf of feest, de gastgids, en na afloop een vraag naar uw ervaring. Die horen bij de overeenkomst; u krijgt ze ook als u geen reclame wil.
- Reclamemails: nieuwsbrieven, aanbiedingen, een uitnodiging om opnieuw te boeken en onze mailings aan scholen en organisaties. Die sturen wij enkel met uw toestemming, als klant voor gelijkaardige aanbiedingen (punt 4), of aan organisaties op basis van ons gerechtvaardigd belang. Elke reclamemail heeft een uitschrijflink; één klik volstaat.
8. Website en cookies
Op de aanvraag- en boekingspagina's van booking.kasteelboterlaerhof.be gebruiken wij, enkel als u dat aanvaardt in de cookiemelding, de Meta Pixel van Meta Platforms Ireland Ltd. Die meet bezoeken aan die pagina's, gestarte en verstuurde aanvragen en bevestigde boekingen (met het bedrag en een referentie, zonder naam of e-mailadres), om onze advertenties op Facebook en Instagram te meten. Weigert u, dan laden wij de pixel niet. U kunt uw keuze altijd wijzigen via "Cookie-instellingen" onderaan die pagina's. Op het Kidshotel en op uw persoonlijke pagina's gebruiken wij de Meta Pixel nooit.
Verder bewaart de website in uw browser enkel wat nodig is om de pagina's te laten werken (zoals uw taal, uw cookiekeuze, of een formulier dat u nog niet verstuurde). De lettertypes van de website worden geladen bij Google Fonts; daarbij ontvangt Google uw IP-adres. In de gastgids kunnen video's van YouTube (zonder cookies tot u de video start) of Vimeo staan.
9. Wie krijgt uw gegevens?
Wij verkopen of verhuren nooit gegevens. Uw gegevens gaan enkel naar:
- Jovak BV, wanneer u activiteiten of catering boekt: voor de aparte factuur van die activiteiten de factuurgegevens (naam, adres, e-mail, telefoon, ondernemings- of btw-nummer, referentie) en de gegevens van het verblijf die daarvoor nodig zijn (data, activiteiten, aantal deelnemers, prijzen).
- Dienstverleners die in onze opdracht werken: de hosting van ons boekings- en klantensysteem (in Duitsland), e-mail en kantoorsoftware (Microsoft 365, gegevens in de Europese Unie), de hosting van deze website (in België) en Payconiq voor betalingen met de app.
- Meta, enkel na uw toestemming, en Google voor de lettertypes: zie punt 8.
- Banken, voor uw betalingen.
- Overheden, enkel wanneer de wet dat oplegt.
Voor het schrijven, vertalen en samenvatten van teksten (zoals mailteksten en brochures) en als interne technische hulp gebruiken wij de AI-dienst Claude van Anthropic (Verenigde Staten). Wij geven daarbij geen gegevens van klanten, gasten of contacten door: in de tekstfuncties worden e-mailadressen en telefoonnummers vooraf automatisch verwijderd, en documenten die persoonsgegevens kunnen bevatten, zoals facturen van leveranciers, laten wij niet door de AI lezen.
10. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens zolang dat nodig is voor de doeleinden waarvoor wij ze verzamelden, rekening houdend met onze dienstverlening, bestaande klantrelaties, wettelijke verplichtingen en eventuele verdere administratieve of juridische noodzaak. Wij beoordelen periodiek welke gegevens nog nodig zijn. Een medewerker verwijdert of anonimiseert dan de gegevens waarvoor geen geldige reden meer is om ze te bewaren; wettelijke bewaartermijnen, zoals die voor de boekhouding, gaan daarbij altijd voor. U kunt altijd uw rechten op inzage, verbetering en wissing uitoefenen (punt 11). Concreet:
- Facturen en andere boekhoudstukken, en de offertes en overeenkomsten waarop ze steunen: 10 jaar, de wettelijke bewaartermijn voor boekhoud- en fiscale documenten.
- Uw klantgegevens, uw boeking en onze correspondentie daarover: zolang nodig voor de boeking, de klantendienst en het bewijs van wat wij afspraken, en voor de boekhouding hierboven. Een aanvraag of offerte zonder boeking: zolang nodig om ze op te volgen.
- Plaatsbezoeken zonder boeking: na 24 maanden geanonimiseerd. Brochure-aanvragen: 24 maanden na de laatste opvolging geanonimiseerd. Uw antwoorden op een evaluatie: 5 jaar.
- Diëten en allergieën, en de zorggegevens van het Kidshotel: 30 dagen, zie punt 5 en 6. De gegevens van de genodigden van een kinderfeestje: 7 dagen na het feestje.
- Foto's van het gebouw bij aankomst en vertrek en van gevonden voorwerpen: zolang nodig om schade, de waarborg en gevonden voorwerpen af te handelen.
- Gegevens van organisaties, contactpersonen en klanten voor onze mailings, en de registratie van verstuurde mailings: zolang ze nodig zijn voor dat doel. Wij kijken daarvoor naar een bestaande klantrelatie, het laatste relevante contact (zoals uw laatste bezoek, aankoop of boeking, of uw laatste antwoord op een mail) en of de gegevens nog juist zijn. Gegevens die wij niet meer nodig hebben, verwijderen of anonimiseren wij bij die periodieke beoordeling.
- Uitschrijvingen en bezwaren: zolang nodig om te voorkomen dat u opnieuw ongewenst gemaild wordt. Wij houden daarvoor uw e-mailadres bij, met de reden en de datum. Vraagt u ons uw gegevens te wissen, dan doen wij dat binnen een maand, behalve wat wij wettelijk moeten bewaren (zoals facturen); daarna bewaren wij enkel nog een gecodeerde vorm (hash) van uw e-mailadres, uitsluitend om u niet opnieuw te mailen. Dat blijft een gepseudonimiseerd gegeven, geen anoniem gegeven.
11. Uw rechten
Voor zover de wet die rechten toekent, hebt u recht op inzage, verbetering, wissing, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Tegen direct marketing kunt u altijd en kosteloos bezwaar maken, via de uitschrijflink in elke reclamemail of via
U kunt ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
12. Beveiliging
Uw gegevens staan in een beveiligde omgeving, enkel toegankelijk voor medewerkers die ze voor hun taak nodig hebben, elk met eigen rechten.
13. Wijzigingen
Wij passen deze verklaring aan wanneer onze werking verandert. De datum bovenaan toont de laatste versie.
Déclaration de confidentialité
Dernière mise à jour : 6 novembre 2026
1. Qui est responsable ?
Pour les séjours au Kasteel Boterlaerhof et les e-mails qui les concernent, le responsable est Kasteel Boterlaerhof asbl, numéro d'entreprise 0686.771.876, Vaartweg 444, 2100 Anvers (Deurne), Belgique,
Les activités (accrobranche, archery tag, gellyball, VR…) et la restauration sont organisées et facturées par Jovak SRL (Jovak BV), numéro d'entreprise 0859.659.530, Vaartweg 440, 2100 Anvers. Jovak est responsable de ses propres services.
Pour les fêtes d'enfants, les fêtes, les collations funéraires et le Kidshotel, le responsable est l'entreprise mentionnée sur votre offre, votre confirmation et votre facture : Kasteel Boterlaerhof asbl ou Jovak SRL. Toutes deux sont joignables à
2. Quelles données ?
- Clients et demandeurs : nom, adresse, e-mail, téléphone, données de l'école ou de l'organisation, données du séjour ou de la fête (dates, nombres, repas, répartition des chambres), offres, conventions, factures, paiements et correspondance.
- Régimes et allergies : voir point 5.
- Fêtes d'enfants et Kidshotel : voir point 6.
- Collations après des funérailles : les données de la personne qui commande (famille ou entreprise de pompes funèbres) et, si vous l'indiquez, le nom du défunt, pour l'organisation et la facture.
- Photos à l'arrivée et au départ : photos de l'état du bâtiment et des objets trouvés, avec la signature lors de la remise ou de l'enlèvement.
- Organisations que nous informons de nos séjours (écoles, organisateurs de voyages scolaires, associations) : nom, adresse, site web, adresse e-mail et téléphone généraux, type d'organisation. Nous n'utilisons pas d'adresses personnelles de collaborateurs sans consentement, sauf l'adresse que vous nous avez donnée vous-même en tant que client (voir point 4).
- E-mails : e-mails reçus, distribution, clics sur les liens, désinscriptions et oppositions. Nous ne mesurons pas l'ouverture des e-mails.
- Site web : voir point 8.
3. Origine des données
Vous-même : demande, offre, réservation, formulaire des participants, formulaire d'inscription au Kidshotel, réponse à une invitation ou inscription à notre liste. Les données des invités à une fête d'enfants nous viennent du parent qui a réservé la fête et des invités eux-mêmes lorsqu'ils répondent. Pour les organisations, aussi des sources publiques : leur propre site web, les listes publiques des membres de fédérations professionnelles, les listes officielles des établissements d'enseignement (Fédération Wallonie-Bruxelles ; Annuaire de l'éducation du ministère français de l'Éducation nationale) et les registres publics des entreprises (Banque-Carrefour des Entreprises ; SIRENE).
4. Finalités et bases juridiques
- Offres, réservations, séjour ou fête, facturation, service client et les e-mails qui en font partie (point 7) : exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD).
- Comptabilité et obligations fiscales : obligation légale (art. 6.1.c).
- Après le séjour ou la fête, vous demander votre avis, et traiter les dégâts, les objets trouvés et la garantie : intérêt légitime (art. 6.1.f), à savoir améliorer notre service et éviter les litiges.
- Informer écoles et organisations de nos séjours via leur adresse générale : intérêt légitime (art. 6.1.f), à savoir faire connaître notre offre aux organisations pour lesquelles elle est pertinente. Vous pouvez vous y opposer à tout moment.
- Lettre d'information aux particuliers : consentement (art. 6.1.a), toujours révocable.
- Informer nos clients d'offres similaires, à l'adresse e-mail donnée lors de leur achat ou visite : intérêt légitime (art. 6.1.f), dans le cadre de l'exception pour les clients (article XII.13 du Code de droit économique et arrêté royal du 4 avril 2003). Désinscription gratuite dans chaque e-mail.
- Liste des personnes qui ne veulent plus recevoir d'e-mails : intérêt légitime (art. 6.1.f) et respect de votre opposition.
- Repas sûrs en cas d'allergies et de régimes ; soins aux enfants au Kidshotel : consentement explicite (art. 9.2.a), voir points 5 et 6.
- Mesurer nos publicités avec le pixel Meta : consentement (art. 6.1.a) via le bandeau cookies, voir point 8.
Pour les e-mails commerciaux aux organisations, nous appliquons en Belgique l'article XII.13 du Code de droit économique et l'arrêté royal du 4 avril 2003, et en France l'article L34-5 du Code des postes et des communications électroniques.
5. Régimes et allergies
Pour préparer des repas sûrs, le formulaire des participants demande les régimes et les allergies. Le nombre de personnes par régime (par exemple végétarien) est demandé en total, sans nom. Les allergies et les autres régimes sont aussi demandés sans nom : par personne les allergènes, éventuellement avec une courte remarque.
Les allergies et les autres régimes étant des données de santé, nous ne les conservons qu'avec votre consentement explicite. Vous choisissez vous-même dans le formulaire si vous le donnez, avant de remplir quoi que ce soit. Si vous transmettez des données pour d'autres personnes, vous ne le faites qu'avec leur consentement (pour les mineurs : celui de leurs parents). Le consentement est libre : sans consentement, le séjour a lieu normalement. Nous ne conservons alors rien sur les allergies ou les autres régimes, et vous en parlez directement à la cuisine à votre arrivée, qui cherche avec vous une solution sûre sur place. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment via
Elles ne sont visibles que par le bureau et l'équipe de cuisine de Kasteel Boterlaerhof asbl. Les remarques sur les allergies sont effacées 30 jours après le départ, y compris dans le planning de la cuisine. Ce que vous notez sur la santé dans les remarques libres pour la cuisine est effacé dans le même délai ; le reste de ces remarques reste lié à la réservation. Il reste ensuite le nombre de personnes par allergène, sans remarque, lié à la facture pour un éventuel supplément régime.
6. Fêtes d'enfants et Kidshotel
Fêtes d'enfants. Lors de la réservation, nous demandons le prénom, le nom et l'âge du ou des enfants fêtés et les données du parent qui réserve. Si vous invitez des amis via nos invitations, nous conservons pour chaque invité le nom, la réponse, le choix du repas et, s'il l'indique, l'adresse e-mail du parent. Les invités qui viennent reçoivent un rappel et, après la fête, un remerciement de l'enfant fêté. Ces données des invités sont effacées 7 jours après la fête. Une photo de groupe n'est partagée qu'avec le parent qui a réservé et les parents des invités ; nous ne l'utilisons pas à des fins publicitaires sans consentement et nous la supprimons à votre demande. Lors d'un paiement par Payconiq, le prénom de l'enfant fêté et la date figurent dans la communication du paiement.
Kidshotel. Lors de l'inscription, nous demandons les données du parent (nom, adresse, e-mail, téléphone, éventuellement les données de facturation), pour chaque enfant le prénom, le nom, la date de naissance (pour le groupe d'âge), le groupe de chambre et éventuellement un souhait d'ami, ainsi que les personnes à contacter en cas d'urgence et pour la reprise. À l'arrivée et à la reprise, nous notons qui a amené et repris l'enfant ; un incident est noté dans le dossier de l'enfant.
Les allergies, les médicaments, les informations médicales et de sommeil et les régimes qui révèlent quelque chose sur la santé ou la religion (comme halal, sans gluten ou sans lactose) ne sont conservés qu'avec le consentement explicite du parent, par enfant. Sans consentement, votre enfant peut venir normalement : vous remettez alors ces informations sur papier à l'arrivée, et nous ne les conservons pas sous forme numérique. Ces données sont chiffrées et visibles uniquement par les collaborateurs qui en ont besoin pour leur tâche (cuisine, premiers secours, encadrement de nuit), et seulement autour de leur service ; chaque consultation est enregistrée. Nous les effaçons 30 jours après le Kidshotel. Les photos sur lesquelles votre enfant est reconnaissable ne sont utilisées sur le site web ou les réseaux sociaux qu'avec votre consentement explicite, que vous pouvez retirer à tout moment.
7. E-mails sur votre réservation et e-mails publicitaires
Nous distinguons clairement deux types d'e-mails :
- E-mails sur votre demande ou réservation : l'offre, la confirmation, les factures et rappels de paiement, les informations pratiques et rappels pour votre séjour ou votre fête, le guide des hôtes et, après coup, une demande d'avis sur votre expérience. Ils font partie du contrat ; vous les recevez même si vous ne souhaitez pas de publicité.
- E-mails publicitaires : lettres d'information, offres, une invitation à réserver à nouveau et nos e-mails aux écoles et organisations. Nous ne les envoyons qu'avec votre consentement, en tant que client pour des offres similaires (point 4), ou aux organisations sur la base de notre intérêt légitime. Chaque e-mail publicitaire contient un lien de désinscription ; un clic suffit.
8. Site web et cookies
Sur les pages de demande et de réservation de booking.kasteelboterlaerhof.be, nous utilisons, uniquement si vous l'acceptez dans le bandeau cookies, le pixel Meta de Meta Platforms Ireland Ltd. Il mesure les visites de ces pages, les demandes commencées et envoyées et les réservations confirmées (avec le montant et une référence, sans nom ni adresse e-mail), afin de mesurer nos publicités sur Facebook et Instagram. Si vous refusez, le pixel n'est pas chargé. Vous pouvez modifier votre choix à tout moment via « Paramètres des cookies » en bas de ces pages. Nous n'utilisons jamais le pixel Meta sur le Kidshotel ni sur vos pages personnelles.
Pour le reste, le site ne conserve dans votre navigateur que ce qui est nécessaire à son fonctionnement (votre langue, votre choix de cookies ou un formulaire pas encore envoyé, par exemple). Les polices du site sont chargées chez Google Fonts ; Google reçoit alors votre adresse IP. Le guide des hôtes peut contenir des vidéos YouTube (sans cookies tant que vous ne lancez pas la vidéo) ou Vimeo.
9. Destinataires
Nous ne vendons ni ne louons jamais de données. Elles sont transmises uniquement à : Jovak SRL si vous réservez des activités ou la restauration (données de facturation et données du séjour nécessaires à sa facture) ; nos sous-traitants (hébergement de notre système de réservation en Allemagne, e-mail et bureautique Microsoft 365 avec données dans l'Union européenne, hébergement du site web en Belgique, Payconiq pour les paiements par l'application) ; Meta, uniquement avec votre consentement, et Google pour les polices (point 8) ; les banques pour vos paiements ; les autorités lorsque la loi l'impose.
Pour rédiger, traduire et résumer des textes (comme nos e-mails et brochures) et comme aide technique interne, nous utilisons le service d'IA Claude d'Anthropic (États-Unis). Nous n'y transmettons aucune donnée de clients, de participants ou de contacts : dans les fonctions de texte, les adresses e-mail et numéros de téléphone sont retirés automatiquement au préalable, et les documents pouvant contenir des données personnelles, comme les factures de fournisseurs, ne sont pas lus par l'IA.
10. Durée de conservation
Nous conservons les données personnelles aussi longtemps que nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, compte tenu de nos services, des relations clients existantes, de nos obligations légales et d'éventuelles nécessités administratives ou juridiques ultérieures. Nous évaluons périodiquement quelles données restent nécessaires. Un collaborateur supprime ou anonymise alors les données qu'aucun motif valable ne justifie plus de conserver ; les délais légaux de conservation, comme ceux de la comptabilité, priment toujours. Vous pouvez toujours exercer vos droits d'accès, de rectification et d'effacement (point 11). Concrètement :
- Factures et autres pièces comptables, ainsi que les offres et conventions sur lesquelles elles reposent : 10 ans, le délai légal de conservation des documents comptables et fiscaux.
- Vos données de client, votre réservation et notre correspondance à ce sujet : aussi longtemps que nécessaire pour la réservation, le service client et la preuve de nos accords, et pour la comptabilité ci-dessus. Une demande ou une offre sans réservation : aussi longtemps que nécessaire pour son suivi.
- Visites sur place sans réservation : anonymisées après 24 mois. Demandes de brochure : anonymisées 24 mois après le dernier suivi. Vos réponses à une évaluation : 5 ans.
- Régimes et allergies, et données de soins du Kidshotel : 30 jours, voir points 5 et 6. Données des invités d'une fête d'enfants : 7 jours après la fête.
- Photos du bâtiment à l'arrivée et au départ et des objets trouvés : aussi longtemps que nécessaire pour traiter les dégâts, la garantie et les objets trouvés.
- Données des organisations, des personnes de contact et des clients pour nos e-mails, et enregistrement des e-mails envoyés : aussi longtemps que nécessaire à cette fin. Nous tenons compte pour cela d'une relation client existante, du dernier contact pertinent (comme votre dernière visite, achat ou réservation, ou votre dernière réponse à un e-mail) et de l'exactitude des données. Les données dont nous n'avons plus besoin sont supprimées ou anonymisées lors de cette évaluation périodique.
- Désinscriptions et oppositions : aussi longtemps que nécessaire pour ne plus vous écrire. Nous conservons à cet effet votre adresse e-mail, avec le motif et la date. Si vous demandez l'effacement de vos données, nous y procédons dans un délai d'un mois, sauf ce que la loi nous oblige à conserver (comme les factures) ; ensuite, nous ne gardons qu'une forme codée (hash) de votre adresse, uniquement pour ne plus vous écrire ; il s'agit d'une donnée pseudonymisée, non anonyme.
11. Vos droits
Dans la mesure où la loi vous les accorde, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité et d'opposition. Vous pouvez vous opposer gratuitement et à tout moment à la prospection, via le lien de désinscription de chaque e-mail publicitaire ou à
12. Sécurité et modifications
Vos données sont conservées dans un environnement sécurisé, accessible uniquement aux collaborateurs qui en ont besoin, chacun avec ses propres droits. Nous adaptons cette déclaration lorsque notre fonctionnement change ; la date en haut indique la dernière version.
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Zuletzt aktualisiert: 6. November 2026
1. Wer ist verantwortlich?
Für die Aufenthalte im Kasteel Boterlaerhof und die E-Mails darüber ist die Kasteel Boterlaerhof VoG verantwortlich, Unternehmensnummer 0686.771.876, Vaartweg 444, 2100 Antwerpen (Deurne), Belgien,
Aktivitäten (Baumklettern, Archery Tag, Gellyball, VR …) und Verpflegung werden von der Jovak BV, Unternehmensnummer 0859.659.530, Vaartweg 440, 2100 Antwerpen, organisiert und abgerechnet. Für ihre eigenen Leistungen ist die Jovak BV selbst verantwortlich.
Für Kindergeburtstage, Feiern, Trauerkaffees und das Kidshotel ist das Unternehmen verantwortlich, das auf Ihrem Angebot, Ihrer Bestätigung und Ihrer Rechnung steht: Kasteel Boterlaerhof VoG oder Jovak BV. Beide erreichen Sie unter
2. Welche Daten?
- Kunden und Anfragende: Name, Adresse, E-Mail, Telefon, Angaben zur Schule oder Organisation, Angaben zum Aufenthalt oder zur Feier (Daten, Anzahl, Mahlzeiten, Zimmeraufteilung), Angebote, Verträge, Rechnungen, Zahlungen und Korrespondenz.
- Diäten und Allergien: siehe Punkt 5.
- Kindergeburtstage und Kidshotel: siehe Punkt 6.
- Trauerkaffee nach einer Beerdigung: die Daten der bestellenden Person (Familie oder Bestattungsunternehmen) und, falls Sie ihn angeben, der Name des Verstorbenen, für die Organisation und die Rechnung.
- Fotos bei Ankunft und Abreise: Fotos vom Zustand des Gebäudes und von Fundsachen, mit der Unterschrift bei der Übergabe oder Abholung.
- Organisationen, die wir über unsere Aufenthalte informieren (Schulen, Veranstalter von Klassenfahrten, Vereine): Name, Adresse, Website, allgemeine E-Mail-Adresse und Telefonnummer, Art der Organisation. Persönliche E-Mail-Adressen von Mitarbeitenden nutzen wir ohne Einwilligung nicht, außer der Adresse, die Sie uns selbst als Kunde gegeben haben (siehe Punkt 4).
- E-Mails: erhaltene E-Mails, Zustellung, Klicks auf Links, Abmeldungen und Widersprüche. Ob eine E-Mail geöffnet wird, messen wir nicht.
- Website: siehe Punkt 8.
3. Herkunft der Daten
Von Ihnen selbst: Anfrage, Angebot, Buchung, Gästeformular, Anmeldeformular des Kidshotels, Antwort auf eine Einladung oder Anmeldung zu unserer Liste. Die Daten der Gäste eines Kindergeburtstags erhalten wir von dem Elternteil, der die Feier gebucht hat, und von den Gästen selbst, wenn sie antworten. Bei Organisationen auch aus öffentlichen Quellen: ihre eigene Website, öffentliche Mitgliederlisten von Berufsverbänden, amtliche Verzeichnisse von Bildungseinrichtungen und öffentliche Unternehmensregister.
4. Zwecke und Rechtsgrundlagen
- Angebote, Buchungen, Aufenthalt oder Feier, Abrechnung, Kundendienst und die zugehörigen E-Mails (Punkt 7): Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
- Buchhaltung und steuerliche Pflichten: rechtliche Verpflichtung (lit. c).
- Nach dem Aufenthalt oder der Feier nach Ihrer Erfahrung fragen sowie Schäden, Fundsachen und die Kaution abwickeln: berechtigtes Interesse (lit. f), nämlich unseren Service zu verbessern und Streitigkeiten zu vermeiden.
- Schulen und Organisationen über ihre allgemeine Adresse über unsere Aufenthalte informieren: berechtigtes Interesse (lit. f), nämlich unser Angebot Organisationen bekannt zu machen, für die es relevant ist. Sie können jederzeit widersprechen.
- Newsletter an Privatpersonen: Einwilligung (lit. a), jederzeit widerrufbar.
- Kunden über ähnliche Angebote informieren, an die E-Mail-Adresse, die sie bei Kauf oder Besuch angegeben haben: berechtigtes Interesse (lit. f), im Rahmen der Ausnahme für Kunden (Artikel XII.13 des belgischen Wirtschaftsgesetzbuchs und Königlicher Erlass vom 4. April 2003). Abmeldung kostenlos in jeder E-Mail.
- Liste der Personen, die keine E-Mails mehr wünschen: berechtigtes Interesse (lit. f) und Beachtung Ihres Widerspruchs.
- Sichere Mahlzeiten bei Allergien und Diäten; Betreuung von Kindern im Kidshotel: ausdrückliche Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a), siehe Punkte 5 und 6.
- Messung unserer Werbung mit dem Meta-Pixel: Einwilligung (lit. a) über den Cookie-Hinweis, siehe Punkt 8.
5. Diäten und Allergien
Für sichere Mahlzeiten fragt das Gästeformular nach Diäten und Allergien. Die Anzahl Personen pro Diät (zum Beispiel vegetarisch) erfragen wir als Gesamtzahl, ohne Namen. Allergien und andere Diäten erfragen wir ebenfalls ohne Namen: pro Person die Allergene, gegebenenfalls mit einer kurzen Anmerkung.
Da Allergien und andere Diäten Gesundheitsdaten sind, speichern wir sie nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung. Sie wählen im Formular selbst, ob Sie diese erteilen, bevor Sie etwas eintragen. Geben Sie Daten für andere weiter, tun Sie das nur mit deren Einwilligung (bei Minderjährigen: der ihrer Eltern). Die Einwilligung ist freiwillig: ohne Einwilligung findet der Aufenthalt ganz normal statt. Wir speichern dann nichts über Allergien oder andere Diäten, und Sie besprechen sie bei der Ankunft direkt mit der Küche, die vor Ort mit Ihnen eine sichere Lösung sucht. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über
Sie sind nur für das Büro und das Küchenteam der Kasteel Boterlaerhof VoG sichtbar. Anmerkungen zu Allergien löschen wir 30 Tage nach der Abreise, auch in der Küchenplanung. Was Sie in den freien Anmerkungen für die Küche über Gesundheit notieren, löschen wir in derselben Frist; der Rest dieser Anmerkungen bleibt bei der Buchung. Danach bleibt nur die Anzahl Personen pro Allergen, ohne Anmerkung, bei der Rechnung für einen etwaigen Diätzuschlag.
6. Kindergeburtstage und Kidshotel
Kindergeburtstage. Bei der Buchung fragen wir Vorname, Name und Alter des Geburtstagskindes bzw. der Geburtstagskinder und die Daten des buchenden Elternteils. Laden Sie Freunde über unsere Einladungen ein, speichern wir je Gast den Namen, die Antwort, die Essenswahl und, falls angegeben, die E-Mail-Adresse eines Elternteils. Wer kommt, erhält eine Erinnerung und nach der Feier ein Dankeschön des Geburtstagskindes. Diese Daten der Gäste löschen wir 7 Tage nach der Feier. Ein Gruppenfoto teilen wir nur mit dem buchenden Elternteil und den Eltern der Gäste; ohne Einwilligung nutzen wir es nicht für Werbung, und auf Ihren Wunsch löschen wir es. Bei einer Zahlung mit Payconiq stehen der Vorname des Geburtstagskindes und das Datum im Verwendungszweck.
Kidshotel. Bei der Anmeldung fragen wir die Daten eines Elternteils (Name, Adresse, E-Mail, Telefon, gegebenenfalls Rechnungsdaten), je Kind Vorname, Name, Geburtsdatum (für die Altersgruppe), Schlafgruppe und gegebenenfalls einen Freundeswunsch sowie die Kontaktpersonen für Notfälle und die Abholung. Bei Ankunft und Abholung notieren wir, wer das Kind gebracht und abgeholt hat; einen Vorfall notieren wir in der Akte des Kindes.
Allergien, Medikamente, medizinische und Schlafinformationen sowie Diäten, die etwas über Gesundheit oder Religion aussagen (etwa halal, glutenfrei oder laktosefrei), speichern wir nur mit der ausdrücklichen Einwilligung eines Elternteils, je Kind. Ohne Einwilligung kann Ihr Kind ganz normal teilnehmen: Sie geben diese Informationen dann beim Einchecken auf Papier ab, und wir speichern sie nicht digital. Diese Daten werden verschlüsselt gespeichert und sind nur für die Mitarbeitenden sichtbar, die sie für ihre Aufgabe brauchen (Küche, Erste Hilfe, Nachtbetreuung), und nur rund um ihren Dienst; jeder Zugriff wird protokolliert. Wir löschen sie 30 Tage nach dem Kidshotel. Fotos, auf denen Ihr Kind erkennbar ist, verwenden wir für Website oder soziale Medien nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung, die Sie jederzeit widerrufen können.
7. E-Mails zu Ihrer Buchung und Werbe-E-Mails
Wir unterscheiden klar zwei Arten von E-Mails:
- E-Mails zu Ihrer Anfrage oder Buchung: das Angebot, die Bestätigung, Rechnungen und Zahlungserinnerungen, praktische Informationen und Erinnerungen für Ihren Aufenthalt oder Ihre Feier, der Gästeführer und danach eine Frage nach Ihrer Erfahrung. Sie gehören zum Vertrag; Sie erhalten sie auch, wenn Sie keine Werbung wünschen.
- Werbe-E-Mails: Newsletter, Angebote, eine Einladung zur erneuten Buchung und unsere E-Mails an Schulen und Organisationen. Diese senden wir nur mit Ihrer Einwilligung, als Kunde für ähnliche Angebote (Punkt 4) oder an Organisationen auf Grundlage unseres berechtigten Interesses. Jede Werbe-E-Mail enthält einen Abmeldelink; ein Klick genügt.
8. Website und Cookies
Auf den Anfrage- und Buchungsseiten von booking.kasteelboterlaerhof.be nutzen wir, nur wenn Sie es im Cookie-Hinweis akzeptieren, das Meta-Pixel der Meta Platforms Ireland Ltd. Es misst Besuche dieser Seiten, begonnene und gesendete Anfragen und bestätigte Buchungen (mit Betrag und einer Referenz, ohne Namen oder E-Mail-Adresse), um unsere Werbung auf Facebook und Instagram zu messen. Lehnen Sie ab, laden wir das Pixel nicht. Ihre Wahl können Sie jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ unten auf diesen Seiten ändern. Im Kidshotel und auf Ihren persönlichen Seiten nutzen wir das Meta-Pixel nie.
Ansonsten speichert die Website in Ihrem Browser nur, was für den Betrieb nötig ist (etwa Ihre Sprache, Ihre Cookie-Wahl oder ein noch nicht gesendetes Formular). Die Schriftarten der Website werden bei Google Fonts geladen; dabei erhält Google Ihre IP-Adresse. Im Gästeführer können Videos von YouTube (ohne Cookies, bis Sie das Video starten) oder Vimeo stehen.
9. Empfänger
Wir verkaufen oder vermieten keine Daten. Empfänger sind nur: die Jovak BV, wenn Sie Aktivitäten oder Verpflegung buchen (Rechnungsdaten und die dafür nötigen Aufenthaltsdaten); unsere Auftragsverarbeiter (Hosting unseres Buchungssystems in Deutschland, E-Mail und Bürosoftware Microsoft 365 mit Daten in der Europäischen Union, Hosting der Website in Belgien, Payconiq für Zahlungen per App); Meta, nur mit Ihrer Einwilligung, und Google für die Schriftarten (Punkt 8); Banken für Ihre Zahlungen; Behörden, wenn das Gesetz es verlangt.
Zum Verfassen, Übersetzen und Zusammenfassen von Texten (etwa unserer E-Mails und Broschüren) und als interne technische Hilfe nutzen wir den KI-Dienst Claude von Anthropic (USA). Dabei geben wir keine Daten von Kunden, Gästen oder Kontakten weiter: In den Textfunktionen werden E-Mail-Adressen und Telefonnummern vorab automatisch entfernt, und Dokumente, die personenbezogene Daten enthalten können, etwa Rechnungen von Lieferanten, lassen wir nicht von der KI lesen.
10. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten so lange, wie es für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist, unter Berücksichtigung unserer Leistungen, bestehender Kundenbeziehungen, gesetzlicher Pflichten und etwaiger weiterer administrativer oder rechtlicher Erfordernisse. Wir prüfen regelmäßig, welche Daten noch erforderlich sind. Ein Mitarbeiter löscht oder anonymisiert dann die Daten, für deren Speicherung kein berechtigter Grund mehr besteht; gesetzliche Aufbewahrungsfristen, etwa für die Buchhaltung, haben dabei immer Vorrang. Ihre Rechte auf Auskunft, Berichtigung und Löschung können Sie jederzeit ausüben (Punkt 11). Im Einzelnen:
- Rechnungen und andere Buchhaltungsunterlagen sowie die zugrunde liegenden Angebote und Verträge: 10 Jahre, die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Buchhaltungs- und Steuerunterlagen.
- Ihre Kundendaten, Ihre Buchung und unsere Korrespondenz dazu: solange es für die Buchung, den Kundendienst und den Nachweis unserer Absprachen nötig ist, sowie für die oben genannte Buchhaltung. Eine Anfrage oder ein Angebot ohne Buchung: solange es für die Nachverfolgung nötig ist.
- Besichtigungen ohne Buchung: nach 24 Monaten anonymisiert. Broschürenanfragen: 24 Monate nach der letzten Nachverfolgung anonymisiert. Ihre Antworten auf eine Bewertung: 5 Jahre.
- Diäten und Allergien sowie Betreuungsdaten des Kidshotels: 30 Tage, siehe Punkte 5 und 6. Daten der Gäste eines Kindergeburtstags: 7 Tage nach der Feier.
- Fotos des Gebäudes bei Ankunft und Abreise und von Fundsachen: solange es für die Abwicklung von Schäden, Kaution und Fundsachen nötig ist.
- Daten von Organisationen, Kontaktpersonen und Kunden für unsere E-Mails sowie die Aufzeichnung gesendeter E-Mails: solange es für diesen Zweck erforderlich ist. Dabei berücksichtigen wir eine bestehende Kundenbeziehung, den letzten relevanten Kontakt (etwa Ihren letzten Besuch, Kauf, Ihre letzte Buchung oder Antwort auf eine E-Mail) und ob die Daten noch zutreffen. Daten, die wir nicht mehr benötigen, löschen oder anonymisieren wir bei dieser regelmäßigen Prüfung.
- Abmeldungen und Widersprüche: solange nötig, damit Sie keine unerwünschten E-Mails mehr erhalten. Dafür speichern wir Ihre E-Mail-Adresse mit Grund und Datum. Verlangen Sie die Löschung Ihrer Daten, erledigen wir das innerhalb eines Monats, außer was wir gesetzlich aufbewahren müssen (etwa Rechnungen); danach behalten wir nur eine verschlüsselte Form (Hash) Ihrer Adresse, ausschließlich um Ihnen nicht erneut zu schreiben; dies ist ein pseudonymisiertes, kein anonymes Datum.
11. Ihre Rechte
Soweit das Gesetz sie Ihnen gewährt, haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Der Direktwerbung können Sie jederzeit kostenlos widersprechen, über den Abmeldelink in jeder Werbe-E-Mail oder an
12. Sicherheit und Änderungen
Ihre Daten liegen in einer gesicherten Umgebung, nur zugänglich für Mitarbeitende, die sie für ihre Aufgabe benötigen, jeweils mit eigenen Rechten. Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Arbeitsweise ändert; das Datum oben zeigt die aktuelle Version.